Порядок снятия грифа коммерческая тайна

Все самое важное на тему: "Порядок снятия грифа коммерческая тайна" с объективным подходом к проблематике. Актуальность информации на 2021 год можно уточнить у дежурного консультанта. Так же он ответит на другие сопутствующие вопросы.

Обязательно ли нанесение грифа «коммерческая тайна» для сохранения конфиденциальности документов, передаваемых контрагенту?

Вопрос: ООО заключило с контрагентом договор об оказании услуг. В рамках оказания услуг ООО будет передавать контрагенту документы, содержащие конфиденциальную информацию организации. В договоре предусмотрено, что любые данные (информация, документы), полученные контрагентом в рамках оказания услуг по договору, являются конфиденциальными. За их разглашение в договоре предусмотрена ответственность в виде выплаты штрафа. Обязательно ли помечать отдельно каждый документ грифом «коммерческая тайна»?

Ответ: ООО для сохранения конфиденциальности информации, которая содержится в документах, передаваемых контрагенту, должно нанести на них гриф «коммерческая тайна» с указанием полного наименования и места нахождения. Также необходимо принять все меры, предусмотренные для установления режима коммерческой тайны.

Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ) к мерам по охране конфиденциальности информации, принимаемым ее обладателем, относятся определенные действия, указанные в данной части. Помимо прочего, в п. 5 ч. 1 данной статьи содержится обязательное требование о нанесении на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Таким образом, для сохранения коммерческой тайны ООО необходимо наносить на документы гриф «коммерческая тайна». Судебная практика также подтверждает данное мнение (см., например, Постановления Суда по интеллектуальным правам от 05.05.2014 N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.12.2014 N 15АП-20666/2014 по делу N А53-18696/2013).

В ч. 2 ст. 10 Закона N 98-ФЗ также указано, что режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в ч. 1 настоящей статьи. То есть только нанесения грифа будет недостаточно. И ООО необходимо провести все мероприятия, перечисленные в ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. На обязательность проведения таких мероприятий указывает и судебная практика (см., например, Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.08.2017 N 17АП-8666/2017-АК по делу N А60-11128/2017). В противном случае ООО может быть отказано во взыскании штрафа с контрагента (см. уже упомянутое Постановление Суда по интеллектуальным правам N С01-331/2014 по делу N А40-41976/2013).

При этом установление режима коммерческой тайны, по мнению некоторых судов, допустимо и в самом договоре (см., например, Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 24.06.2015 N 13АП-16964/2014 по делу N А56-5365/2014, оставленное без изменения Постановлением Суда по интеллектуальным правам от 06.11.2015 N С01-1404/2014 по делу N А56-5365/2014).

Таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность сведений и получить возможность взыскать с контрагента штраф при наличии нарушений с его стороны, ООО необходимо произвести все процедуры, предусмотренные ч. 1 ст. 10 Закона N 98-ФЗ, для установления режима коммерческой тайны. При этом установление данного режима, по мнению некоторых судов, возможно и в самом договоре.

Источник: http://docskey.ru/consult/law/19-13150412.html

Порядок снятия грифа коммерческая тайна

Порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна»

О нарушениях компании — обладателя сведений

Информация, связанная с безопасностью производства и граждан

  • о безопасности пищевых продуктов;
  • радиационной и эпидемиологической обстановке;
  • загрязнении окружающей среды;
  • состоянии противопожарной безопасности;
  • иных факторах, оказывающих негативное воздействие на безопасность населения в целом, безопасность каждого гражданина, функционирование производственных объектов

Порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна»

Документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в канцелярии службы безопасности или в общем делопроизводстве подразделения уполномоченным службы безопасности. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные положением, и гриф «КТ» (или полностью «Коммерческая тайна»). На документах, передаваемых иностранцам, гриф «КТ» не проставляется. Полученные от иностранцев документы маркируются грифом «КТ» графитным карандашом.

В тексте документа и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и другие.

Отсутствие грифа «КТ» и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждавшее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

Вся поступающая корреспонденция с грифом «КТ» или другими грифами принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «КТ» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых отправляется отправителю.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.

Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах (форма 1) или на карточках (форма 2) отдельно от учета другой несекретной документации.

Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета (форма 5).

Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий (форма 3).

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.

Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.

Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и на других множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».

При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.

При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопии, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками производится по разрешению руководителей подразделений.

Снятие копий для сторонних организаций с документов и издании с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.

Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Источник: http://sec4all.net/prak24.html

Положение о коммерческой тайне — образец 2020 года

Для чего фирме положение о коммерческой тайне

Такое положение интересно большинству современных фирм, ведь одним из важнейших конкурентных преимуществ в бизнесе является обладание компанией различными типами конфиденциальных данных самого широкого спектра.

Конфиденциальными будут прежде всего данные о собственных разработках фирмы, обуславливающие конкурентоспособность выпускаемой продукции или оказываемых услуг. В распоряжении компании может быть ценная информация о конкурентах, инсайдерские данные. Их также логично отнести к коммерческой тайне.

Следует отметить, что в п. 5 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указан перечень сведений, которые не должны составлять тайну.

К таковым относятся сведения:

  • о фирме, зафиксированные в ее учредительных документах;
  • документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  • имуществе организации, если она является унитарным предприятием или госучреждением;
  • воздействии производственной деятельности фирмы на экологию, безопасность граждан;
  • численности персонала, специфике оплаты труда в организации, охране труда, вакансиях;
  • долгах работодателя перед работниками;
  • нарушениях фирмой и ее сотрудниками законодательства РФ и привлечении к ответственности за них;
  • участии фирмы в приватизации на конкурсной либо аукционной основе;
  • величине и структуре доходов и расходов, имуществе, использовании волонтерского труда, если фирма является НКО;
  • лицах, которые вправе работать от имени фирмы без доверенности;
  • иные сведения, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне в силу закона.

Положение о коммерческой тайне — нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей сотрудников по ее неразглашению, а также определяющий механизмы ответственности работников за невыполнение этих обязанностей.

Если компания-работодатель понесет убытки, связанные с невыполнением теми или иными работниками обязанностей по сохранению коммерческой тайны, она получит право взыскать их с нарушителей, но только при условии, что те подписали соответствующее положение.

Положение о коммерческой тайне 2020 года: образец структуры

Законодатель не определяет и даже не рекомендует структуру данного нормативного акта. Исходя из практики менеджмента в российских компаниях, можно допустить наличие в положении о коммерческой тайне, образец 2020 года будет представлен ниже, следующих основных разделов, в которых устанавливаются:

  • общие положения;
  • сущность понятий, используемых в документе;
  • полномочия руководства фирмы в части обеспечения сохранности коммерческой тайны;
  • перечень сведений, составляющих коммерческую тайну:
  • порядок отнесения той или иной информации к коммерческой тайне;
  • перечень обязанностей сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны;
  • порядок доступа тех или иных лиц к коммерческой тайне;
  • механизмы защиты коммерческой тайны, действующие на предприятии;
  • механизмы ответственности сотрудников за нарушение обязательств, предусмотренных положением.

Документ может дополняться различными приложениями. В них могут фиксироваться:

  • подробные перечни сведений, формирующих коммерческую тайну;
  • персонифицированные обязательства сотрудников по обеспечению сохранности коммерческой тайны.

При этом сведения, составляющие коммерческую тайну, могут быть классифицированы по категориям исходя из сложившегося порядка их использования в конкретных структурных подразделениях фирмы. Руководители внутрикорпоративных подразделений должны ознакомиться с данными приложениями под расписку.

Подтвердить подписью факт ознакомления с перечнем личных обязанностей по защите коммерческой тайны, приведенным в приложении к положению, должны также работники фирмы.

Положение о коммерческой тайне заверяется руководителем фирмы. Во многих организациях также принято согласовывать его с юристом.

Где скачать актуальный в 2020 году образец положения о коммерческой тайне для ООО (АО)

Загрузить образец положения о коммерческой тайне 2020 года на предприятии вы можете на нашем портале.

Скачать образец положения о коммерческой тайне 2020 года

Итоги

Закрепить порядок обеспечения защиты коммерческой тайны на локальном уровне руководство предприятия может, разработав и утвердив специальное положение. Оно дополняется различными приложениями, более детально регламентирующими задачи сотрудников фирмы или ее структурных подразделений в части сохранности коммерческой тайны.

Ознакомиться со спецификой иных положений, применяющихся на российских предприятиях, вы можете в статьях:

Источник: http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/polozhenie_o_kommercheskoj_tajne_-_obrazec/

Порядок ведения делопроизводства документов, содержащих коммерческую тайну

I. Общие положения

1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1 Все документы с грифом » коммерческая тайна » подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета:

— учет и регистрация входящих документов;

— учет и регистрация исходящих документов ;

— номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую тайну:

а) прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну :

б) при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом » Коммерческая тайна » не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в) в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом » коммерческая тайна » составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

е) на первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом » коммерческая тайна » проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и прилодений;

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну :

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности ;

б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения.

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров ;

г) все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации) ;

3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты :

а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование ;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства ;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом «коммерческая тайна»:

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф » коммерческая тайна», после графы «Заголовок дела» вводится графа «Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования делом»;

б) документы с грифом «коммерческая тайна » подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом «коммерческая тайна» независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела ;

в) листы дело нумеруются, после закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом «коммерческая тайна»

4.1 Отправка документов с грифом » коммерческая тайна » во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф » коммерческая тайна «, что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа » коммерческая тайна » и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.4 Исходящим номером документа с грифом «коммерческая тайна» является номер, за которым зарегистрирован документ.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом «коммерческая тайна» могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

V Размножение документов с грифом » коммерческая тайна «

5.2 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.3 Выписки из документов с грифом » Коммерческая тайна » производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

Видео (кликните для воспроизведения).

VI . Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна.»

6.1. Уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна», в том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий, должно производится спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом «коммерческая тайна «

а) сданные в спецподразделение черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием количества листов и проставлением подписи сотрудника спецподразделения и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия может устанавливаться начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом «коммерческая тайна» производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения

г) разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции «Уничтожить», своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом «коммерческая тайна» вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками спецподразделения с учетными данными н уничтожаются. ;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом «коммерческая тайна» должно производится путем их сожжения или измельчения или другим путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом » коммерческая тайна»

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом «коммерческая тайна».

7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность, заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом » коммерческая тайна » .

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIII Порядок хранения и обращения с документами с грифом » коммерческая тайна «

81. Документы с грифом » коммерческая тайна » в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность.

8.2 Выдача документов с грифом » коммерческая тайна » сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии разрешительной системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа.

8.3. Передача документов с грифом «коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.

Источник: http://hr-portal.ru/doki/poryadok-vedeniya-deloproizvodstva-dokumentov-soderzhashchih-kommercheskuyu-taynu

Что означает гриф коммерческой тайны?

Гриф коммерческая тайна — это особая отметка на содержащем секретные коммерческие сведения документе. Из нашего материала вы узнаете о его составе и видах, а также о том, какие документы не могут его содержать в силу требований закона.

Что такое гриф «Коммерческая тайна» и кто его вправе устанавливать

Гриф «Коммерческая тайна» («КТ») — это специальный знак:

  • наносимый на содержащие секретную коммерческую информацию документы;
  • помогающий выделить «секретный» документ из общего информационного потока.

В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указанный гриф является одним из элементов комплекса минимально необходимых мер по охране конфиденциальной информации, включающем помимо нанесения спецзнака:

1. Разработку списка сведений, составляющих коммерческую тайну.

2. Обеспечение ограничения доступа к секретным сведениям путем:

  • установления алгоритмов обращения с секретными данными;
  • обеспечения контроля над соблюдением установленного порядка.

3. Организацию учета лиц:

  • которые получили доступ к секретной информации;
  • которым засекреченная коммерческая информация была предоставлена или передана.

4. Регулирование отношений по использованию секретных коммерческих сведений:

  • работниками — на основании трудовых договоров;
  • контрагентами — на основании договоров ГПХ (гражданско-правового характера).

Выполнение всех вышеуказанных мер вместе с нанесением грифа «КТ» является достаточным для того, чтобы признать установленным в компании режим коммерческой тайны (специальный режим работы с коммерческой информацией), позволяющий ее обладателю:

  • увеличить доходы;
  • избежать неоправданных расходов;
  • сохранить положение на рынке товаров (работ, услуг);
  • получить иную коммерческую выгоду.

Поставить на документ гриф «КТ» вправе только ее законный обладатель — юрлицо или ИП, правомерно контролирующее коммерческую информацию.

Состав и виды грифа «Коммерческая тайна»

Законом определен минимальный состав этого спецзнака — реквизиты обладателя секретной коммерческой информации, содержащие:

  • полное наименование фирмы и адрес ее местонахождения — для юрлиц;
  • Ф. И. О. физлица и место его жительства — для ИП.

Кроме минимально закрепленных на законодательном уровне реквизитов грифа «КТ» в него могут включаться и иные данные. К примеру:

  • дата установления и снятия режима коммерческой тайны;
  • количество экземпляров содержащего секретную информацию документа;
  • иные реквизиты на усмотрение обладателя информации.

Способ нанесения грифа «КТ» в законе 98-ФЗ не определен и устанавливается обладателем секретной информации. В зависимости от типа носителя секретной информации гриф «КТ» может быть проставлен в виде:

  • специального штампа;
  • рукописной отметки;
  • спецнаклейки;
  • иных спецотметок.

Кроме того, содержащий секретные сведения документ может быть напечатан на специальном бланке, в число обязательных реквизитов которого включен гриф «КТ».

Образец грифа коммерческой тайны вы можете увидеть на нашем сайте.

Все реквизиты грифа «КТ», а также избранный компанией способ нанесения грифа «КТ» необходимо закрепить в приказе или ином внутрифирменном локальном акте (Положении о режиме коммерческой тайны, Инструкции о порядке работы с секретными коммерческими сведениями и т. п.).

О разнообразных способах, применяемых налогоплательщиками в своей деятельности, читайте на нашем сайте:

Нюансы проставления грифа на электронных документах

Современный документооборот во многом состоит из электронных вариантов документов. В законе 98-ФЗ отсутствуют специальные указания о способах нанесения грифа «КТ» на такие документы. В этой ситуации действует общее для всех засекреченных сведений правило (подп. 5 п. 1 ст. 10 закона 98-ФЗ) — гриф «КТ» наносится на носитель секретной информации, в качестве которого может выступать:

  • жесткий диск;
  • лазерный диск;
  • дискета;
  • флеш-карта;
  • фото- или видеопленка;
  • иные виды носителей электронных документов.

Необходимо отметить, что проставление на носителе информации грифа «КТ» не является достаточной мерой для сохранности секретной информации, содержащейся в электронном документе. Для соблюдения режима конфиденциальности после распечатки документа гриф «КТ» необходимо также разместить в электронном образе документа:

  • на специально выделенном поле;
  • в колонтитулах;
  • с помощью нанесения специального штрихкода и т. п.

Кроме того, во избежание утечки содержащейся в электронных документах информации необходимо предпринять дополнительные меры:

  • использовать специальное программное обеспечение;
  • использовать электронные подписи;
  • регламентировать порядок получения и использования паролей для входа в систему, содержащую секретную коммерческую информацию.

Когда и для чего юрлицо применяет квалифицированную электронную подпись, см. материал «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Порядок работы с секретным грифом

Помимо реквизитов грифа «КТ» и способа его нанесения на носители секретной коммерческой информации во внутрифирменных локальных актах должны найти отражение алгоритмы работы с такими сведениями:

  • кем, когда и в каком порядке устанавливается и снимается гриф «КТ»;
  • схема доступа к носителям секретной информации с грифом «КТ»;
  • описание прав и обязанностей устанавливающих и снимающих гриф «КТ» должностных лиц;
  • перечень контрольных мероприятий и ответственных за их осуществление лиц в сфере работы с грифом «КТ»;
  • иные аспекты (порядок шифрования паролей, получение электронных подписей и т. п.).

Обязанности лиц по проставлению и снятию грифа «КТ», а также иные важные нюансы по данному вопросу необходимо прописать в должностных инструкциях или внутрифирменных локальных актах.

Скачивайте образцы должностных инструкций на нашем портале:

Свойства, состав и объем информации, подпадающей под гриф «Коммерческая тайна»

Информация, относимая хозяйствующим субъектом к разряду секретных коммерческих сведений, в законе 98-ФЗ в виде отдельного списка не представлена. П. 2 ст. 3 этого закона в данном вопросе дает лишь ориентиры хозяйствующему субъекту, перечислив примерные группы таких сведений:

  • информация любого характера (экономическая, техническая и другая);
  • результаты интеллектуальных разработок в научно-технической сфере;
  • описание методов осуществления профессиональной деятельности.

Засекречиваемые сведения коммерческого свойства из указанных групп объединяют общие свойства, они:

  • обладают коммерческой ценностью (определенной степенью пригодности информации для принятия решений);
  • не доступны третьим лицам на законном основании;
  • охраняются обладателем в режиме коммерческой тайны.

Объем засекречиваемых коммерческих сведений определяется ее обладателем исходя из:

  • специфики работы компании;
  • масштабов ее деятельности;
  • особенностей организационной структуры;
  • иных организационно-технологических особенностей деятельности хозяйствующего субъекта.

Конкретнее о видах секретной коммерческой информации см. в следующем разделе.

Что включает перечень засекреченных коммерческих сведений

Перечень сведений под грифом «Коммерческая тайна» устанавливается в компании отдельным локальным актом и в разных фирмах может иметь различный объем и состав, но в целом секретную коммерческую информацию можно разделить на следующие группы:

  • организационно-деловая информация — клиентские базы, содержание коммерческой переписки и деловых переговоров, условия заключенных контрактов;
  • сведения производственного характера — чертежи, конструкторские документы, производственные планы, описание техпроцессов, технологические карты, данные о способах производства;
  • сведения интеллектуально-технического свойства — идеи, открытия, ноу-хау, разработки новых методов производства, планы внедрения новых технологий и видов продукции;
  • финансово-экономические данные — алгоритмы ценообразования, показатели деятельности компании (размер прибыли, платежеспособность и т. п.), характер банковских операций.

Засекретить абсолютно всю информацию коммерческого характера хозяйствующий субъект не вправе. Законом 98-ФЗ обозначены группы сведений, доступных для всех заинтересованных лиц, — они не могут содержать отметку о конфиденциальности в силу требований закона.

На каких документах гриф «Коммерческая тайна» проставлять нельзя

В соответствии со ст. 5 закона 98-ФЗ недопустимо ограничивать доступ к сведениям (см. таблицу ниже):

Общедоступные коммерческие сведения

О компании — обладателе коммерческих сведений

  • информация из учредительных документов юрлица;
  • сведения из документов, подтверждающих факт внесения записей в госреестры о юрлицах и ИП;
  • данные из разрешительных документов, предоставляющих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  • перечень лиц, имеющих право действовать от имени юрлица без доверенности;
  • данные о численности и составе работников компании, условиях труда, производственном травматизме и профзаболеваемости, правилах расчета зарплаты, свободных рабочих местах
  • данные о величине долгов работодателя по выплате своим работникам зарплаты и иным социальным обязательствам;
  • сведения о допущенных хозяйствующим субъектом нарушений законодательства РФ и фактах наказания за них

Информация об условиях конкурсов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности

Финансово-имущественные данные ГУПов, МУПов

  • о составе имущества ГУПов и МУПов;
  • использовании ими бюджетных средств

Сведения о деятельности НКО (некоммерческих организаций)

  • о размере и составе имущества;
  • размере и структуре доходов и расходов;
  • численности сотрудников и их зарплатах;
  • использовании безвозмездного труда граждан в деятельности НКО

Итоги

Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.

Порядок работы с грифом устанавливается на предприятии во внутреннем локальном акте и должен содержать: реквизиты грифа, порядок его установки и снятия, обязанности должностных лиц, ответственных за установку и снятие грифа и иные важные аспекты.

Источник: http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/chto_oznachaet_grif_kommercheskoj_tajny/

Проставляем гриф коммерческой тайны — образец

Какие сведения могут быть отнесены к коммерческой тайне предприятия

Закон определяет: коммерческая тайна — это режим конфиденциальности сведений, характеризующихся совокупностью следующих признаков (п. 2 ст. 3 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ (далее по тексту — закон № 98-ФЗ)):

  • эти сведения относятся к информации любого характера (в т. ч. производственной, технической, финансовой и т. д.), которая наделена некой действительной или потенциальной коммерческой ценностью именно в силу ее недоступности прочим лицам;
  • они недоступны третьим лицам на законном основании;
  • в отношении них правообладателем введен режим коммерческой тайны.

Установление такого режима в отношении названной информации призвано обеспечить при существующих или гипотетических обстоятельствах увеличение уровня доходов ее обладателя, исключить его необоснованные затраты, сохранить его статус на рынке товаров или услуг или достичь коммерческой выгоды прочих видов.

Правомочие на отнесение тех или иных данных к коммерческой тайне предоставлено обладателю таких данных (ст. 4 закона № 98-ФЗ). Кроме того, законом предписан специальный регламент, без соблюдения которого сведения не могут иметь правового статуса коммерческой тайны со всеми вытекающими последствиями. С данным порядком можно ознакомиться в ст. 10 закона № 98-ФЗ. Одним из обязательных пунктов представленного списка мероприятий является и проставление грифа коммерческой тайны на соответствующем носителе информации (подп. 5 п. 1 названной статьи).

При этом должно быть учтено, что не вся информация может представлять коммерческую тайну организации (см. ст. 5 закона № 98-ФЗ, постановление Правительства РСФСР «О перечне сведений…» от 05.12.1991 № 35). Даже если в отношении сведений был проведен надлежащим образом комплекс мероприятий, предусмотренных ст. 10 закона № 98-ФЗ, такая информация все равно не будет признана коммерческой тайной (Определение Московского горсуда от 18.12.2018 № 4га/5-1098/2018).

Регламент проставления грифа «коммерческая тайна» (образец грифа)

В отношении грифа коммерческой тайны законом четко определено следующее:

-форма грифа должна включать слова «коммерческая тайна», указание на правообладателя названных сведений (в отношении юрлиц — их полное наименование и адрес местонахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, адрес проживания);

-такой гриф наносится на материальные носители, содержащие сведения, отнесенные к коммерческой тайне, или включается в состав реквизитов документации, содержащей такие сведения.

Правообладатель может также в локальной документации организации закрепить и иные возможные варианты такого грифа (в т. ч. «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «For internal use only», «Please do not forward» и др. — см. определение Мосгорсуда от 20.02.2015 по делу № 33-5528). В то же время нанесение грифа, не закрепленного локальным актом как грифа коммерческой тайны, не влечет никаких последствий, даже, если текст грифа наводитна мысль об ограниченном использовании информации (см. например, Постановление АС УО от 05.10.2017 по делу № А60-63237/2016).

Способ нанесения грифа на физический носитель в законе не описан. На практике это может быть:

  • печать;
  • надпись (в т. ч. и от руки);
  • наклейка;
  • бланк с включением грифа в качестве одного из атрибутов документа;
  • печатный текст, нанесенный на носитель информации машинописным способом, и т. д.

Образец грифа (с примером заполнения) расположен ниже по ссылке:

Так или иначе, локальным нормативным актом организации (например, положением о коммерческой тайне или отдельным специализированным документом) должны быть урегулированы следующие вопросы нанесения грифа коммерческой тайны:

  • способ проставления;
  • состав информации, включаемой в гриф (например, к установленному законом перечню могут быть добавлены дата нанесения такой отметки, номер экземпляра документа из общего количества, количество листов в документе, дата и срок введения режима коммерческой тайны и т. д.);
  • ответственный за нанесение и снятие такого грифа сотрудник.

Гриф «коммерческая тайна» на электронной документации

Законом не указано, каким образом надлежит наносить названный гриф на документы, представленные в электронном варианте.

Исходя из буквального толкования положений подп. 5 п. 1 ст. 10 закона № 98-ФЗ, гриф надлежит размещать на материальном носителе. В случае с электронной документацией такая отметка может быть установлена на лазерном диске, дискете, флеш-карте или жестком диске, содержащем отнесенные к коммерческой тайне сведения, фото- или видеопленке и т. д.

При этом следует также разместить гриф коммерческой тайны в электронном образе документа (на свободном от текста месте, в колонтитулах и т. д.). Это необходимо для соблюдения режима конфиденциальности также и после распечатки документа.

В целях избежания утечки информации при обмене конфиденциальными данными рекомендуется применять различное криптографическое программное обеспечение и использовать электронные подписи. При этом факт получения лицом пароля для входа в систему, содержащую конфиденциальную информацию, сам по себе еще не является подтверждением того, что такое лицо было уведомлено о конфиденциальном характере содержащихся в системе сведений (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 10.07.2012 по делу № А57-11021/2011).

Отсутствие грифа коммерческой тайны как на печатной, так и на электронной документации становится причиной непризнания судом установления в отношении такой информации названного режима конфиденциальности данных со всеми вытекающими последствиями (см., например, определение ВС Удмуртской Республики от 25.05.2011 по делу № 33-1796).

Рекомендуем также ознакомиться с видами ответственности, меры которой могут быть применены в отношении лиц, обнародовавших составляющие коммерческую тайну сведения (статья «Ответственность за разглашение коммерческой тайны»).

Изделия с грифом «коммерческая тайна»

Названный гриф может размещаться не только на материальных носителях тестовой, цифровой, аудио- и видеоинформации, но и на изделиях. Такие изделия, помимо того, что являются материальной ценностью, относятся также к носителям охраняемой законом информации.

Названные изделия грифируются путем проставления соответствующей отметки либо на самом изделии, либо в сопроводительной или технической документации к ним. Учет таких изделий производится по заводским или инвентарным номерам. Если проставить названные номера непосредственно на изделии невозможно, то они учитываются по весу, количеству и прочим специфическим характеристикам. При этом названные изделия хранятся в отдельных упаковках, на которых и проставляется гриф коммерческой тайны.

Регламент учета и обращения изделий, составляющих коммерческую тайну организации, должен быть закреплен в локальных актах организации, к которым относятся, например, положение о коммерческой тайне (см. также нашу статью «Положение о коммерческой тайне — образец-2015»), должностные инструкции работников и т. д.

Рекомендуется закрепить в таких локальных НПА в отношении грифированных указанным образом изделий также положение о том, что исполнителю запрещено начинать изготавливать подобные изделия, если ему неизвестно или неясно, с какого момента изделие становится носителем охраняемой законом тайны (определить этот момент также следует либо в локальных НПА организации либо в проектной или технической документации к самому изделию).

Порядок снятия грифа «коммерческая тайна»

Снятие указанного грифа с документа или изделия должно осуществить ответственное лицо, подпись которого стоит в таком документе или техдокументации на изделие, или руководитель организации. Эта обязанность должна быть закреплена в должностных инструкциях соответствующих работников или в положении о коммерческой тайне этой организации.

В качестве оснований для снятия грифа коммерческой тайны могут выступать:

  • требования заказчика документации, изделия или услуги;
  • изменение (сокращение) списка сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
  • ошибочное проставление грифа «коммерческая тайна»;
  • окончание регламентированного срока действия грифа.

О снятии такого грифа ответственный сотрудник ставит отметку на самом документе и в документации на изделие посредством перечеркивания грифа. Здесь же проставляется дата снятия отметки и подпись ответственного лица с расшифровкой.

В журналах учета документации, содержащей составляющую коммерческую тайну организации информацию, делается также отметка о снятии грифа и смене режима документооборота в отношении такого носителя информации.

После внесения указанных изменений следует также своевременно известить всех лиц, имеющих доступ к названной документации (соответствующих сотрудников организации, контрагентов и т. д.).

Организация делопроизводства документов с грифом «коммерческая тайна»

Основным документом, регламентирующим такое делопроизводство, будет положение о коммерческой тайне организации, в котором должны быть освещены следующие моменты:

  • порядок учета документов и изделий с грифом коммерческой тайны;
  • правила отправки и получения документации с таким грифом;
  • регламент уничтожения грифированной документации, изделий;
  • мониторинг наличия грифированных документов и их сохранности;
  • регламент обращения и хранения документов с названным грифом.

Все эти мероприятия согласовываются руководителем организации в зависимости от производственных потребностей. Вместе с тем имеются и отдельные предписания закона в отношении тех или иных видов правоотношений.

Так, например, порядок и условия использования сведений, составляющих коммерческую тайну, полученные одной из сторон в рамках договора подряда, определяются соглашением между сторонами (ст. 727 ГК РФ).

Другой пример — «Положение о порядке и сроках хранения…», утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс, регламентирующее порядок хранения и обращения документации АО, в т. ч. с грифом коммерческой тайны (см. пп. 3.2–3.3 названного положения).

Итак, проставление грифа «коммерческая тайна» — обязательное действие, включенное законом № 135-ФЗ в список мероприятий по охране коммерческой тайны. Названный гриф должен быть проставлен на материальном носителе, которым, в зависимости от способа фиксации конфиденциальных данных, может быть бумага, лазерная или магнитная пленка, фото- и видеопленка, жесткий диск компьютера и т. д.

Регламент нанесения и снятия такого грифа, а также порядок осуществления документооборота содержащих коммерческую тайну документов, должен быть утвержден соответствующим локальным НПА организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://rusjurist.ru/tajna/kommercheskaya_tajna/prostavlyaem_grif_kommercheskoj_tajny_obrazec/

Порядок снятия грифа коммерческая тайна
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Начисление недостачи проводки

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here