официальное деловое письмо

Все самое важное на тему: "официальное деловое письмо" с объективным подходом к проблематике. Актуальность информации на 2021 год можно уточнить у дежурного консультанта. Так же он ответит на другие сопутствующие вопросы.

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

    ; ; ; ; ; ; ;
  • поздравительное письмо; ;
  • информационное письмо; и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Читайте так же:  сигналы руками мотоциклистов пдд

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Читайте так же:  какую минимальную сумму можно взять в ипотеку

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  • при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
  • при ведении бизнеса;
  • при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  • коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
  • запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
  • претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
  • гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
  • информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
  • по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  • правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  • вежливое обращение;
  • грамотность, краткость и лаконичность информации;
  • указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Читайте так же:  нужно ли осаго при регистрации автомобиля

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

Видео (кликните для воспроизведения).

При официально-деловой переписке не допускаются:

  • ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  • невежливое обращение;
  • искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

  • используется как продольный, так и угловой бланк;
  • требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  • отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
  • используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  • применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Как написать деловое письмо — правила оформления и образцы написания

Нормы и правила официально-делового стиля обязывают соблюдать определенные алгоритмы при официальном общении юридических лиц. Так, основным элементом бизнес-переписки является деловое письмо.

Его написание и отправка требует определенных навыков, поэтому процедура поручается опытным сотрудникам: секретарям, помощникам руководителя, работникам отдела кадров, канцелярии или бухгалтерии.

Деловое письмо выполняет сразу ряд функций и может быть нескольких видов, что существенно влияет на процесс его создания и оформления.

Что такое деловое письмо — его функции и назначение

Согласно действующим государственным стандартам ведения организационно-распорядительной документации, под деловым письмом понимают документ небольшого объема (как правило не больше двух страниц).

Его назначение — обсуждение конкретного вопроса, решение проблем или оперативный обмен информацией между контрагентами (предпринимателями, организациями, госучреждениями, структурными подразделениями одного предприятия и даже должностными лицами).

Функции деловых писем таковы:

  • информативная – передать ценные сведения (реквизиты, конфиденциальные данные, адреса и прочее);
  • коммуникативная – наладить контакт между деловыми партнерами;
  • маркетинговая – провести исследование (изучить нишу, конкурентов, перспективы расширения целевой аудитории);
  • побудительная – документально оформить просьбу, требование, претензию, жалобу, отказ и другие типы взаимодействия;
  • рекламная – использовать рассылки для поиска потенциальных и реальных клиентов.
Читайте так же:  заявление на удаление персональных данных

Для выполнения всех функций каждое письмо имеет основную часть, в которой и раскрывается суть вопроса.

Для доставления адресату документ содержит реквизиты, а для корректной формулировки используются стандартные фразы, иначе именуемые служебной частью.

Как бывают — виды

Деловое письмо как тип документации принято разделять на несколько категорий в зависимости от функциональной значимости, целей создания, характеристик адресанта и адресата.

В общем виде деловые письма делятся на 4 основные группы:

  1. Письмо-запрос. Оно направляется с целью выяснить интересующие адресанта факты, получить сведения, в том числе и ограниченного доступа – например, чтобы произвести оплату, узнать реквизиты контрагента для заключения договоров, проверить наличие интересующего товара и услуги.
  2. Коммерческое предложение – наиболее экономически значимая разновидность писем. Чаще всего адресант является предпринимателем или представителем какой-либо организации и предлагает товары/услуги контрагенту. Письма могут отсылать для маркетинговых исследований (определения ниши, расширения клиентской базы, корректировки целевой аудитории), так и для общения с потенциальными контрагентами (с описанием своей продукции в том числе и в наглядном формате – с помощью графиков, таблиц, схем, диаграмм). Иногда письмо является офертой и должно соответствовать всем требованием этого явления.
  3. Гарантийное — встречается немного реже. Его отправлением адресант гарантирует выполнить какие-либо обязательства. Чаще всего гарантийные письма пишутся инициаторами сделок в том случае, если у них по каким-либо причинам не получатся сразу же оказать услугу клиенту или поставить товар покупателю. В этом случае документ должео иметь дополнительные реквизиты, в идеале – подпись или печать поручителя.
  4. Информационные – составляют самую большую группу. Их разделяют на подклассы: извещения (уведомления) и напоминание. Первый подтип чаще используется для массовой рассылки контрагентам.

К мелким группам деловой корреспонденции относятся сопроводительное письмо, письмо-приглашение, письмо-отказ, письмо-требование, письмо-жалоба, письмо-просьба.

В отдельную категорию выделяются нерабочие письма, предназначенные для официального поздравления, благодарности, выражения соболезнования — образцы благодарственных писем.

По иной классификации делятся на регламентированные и нерегламентированные (их можно оформлять в свободно форме). По количеству адресатов могут быть стандартными (для одного получателя) или циркулярными (на несколько лиц).

Читайте так же:  как правильно заполнить товарный чек

Правила оформления

Правила оформления деловых писем были закреплены в специальном стандарте – ГОСТ Р 7.0.97-2016, однако документ носит рекомендательный характер и распространяется не на все их виды. Документ состоит из двух частей: служебной и информационной.

Служебная часть включает такие обязательные компоненты:

  • приветствие;
  • официальное обращение к получателю;
  • лид-абзац;
  • стандартную фразу в заключении («форму вежливости»);
  • подпись отправителя;
  • постскриптум.

В приветствии разрешено обращаться к адресату обезличенно (например, по должности), по ФИО или одновременно к коллективу получателей (акционерам, инвесторам и т. д.).

Лид-абзац состоит из одного предложения (редко – из двух). Он составляется для того, чтобы сразу ввести читателя в курс дела.

Желательно начать с благодарственной конструкции, и сразу объяснить мотивы написания, подготовив подводку к основной части.

Затем следует информационная часть, которая содержит главный смысловой отрывок делового письма.

После благодарности за прочтение и прощания можно оставить постскриптум, если в этом есть необходимость.

Обязательные реквизиты

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит около 30 реквизитов, но не все они являются обязательными для применения.

В первую очередь? нужно учитывать форму написания письма: при оформлении в бумажном варианте текст должен быть написан или набран на листе А4 или фирменном бланке организации. При использовать электронного формата разрешено опустить часть реквизитов.

Для организации пересылки необходимы следующие реквизиты:

  • полное название компании;
  • физический и юридический адреса (с почтовыми индексами);
  • номер телефона, факс и иная контактная информация;
  • коды КПП и ИНН;
  • банковские реквизиты;
  • логотип, штамп и иные элементы корпоративного стиля (если его использование предусмотрено уставом компании);
  • дата написания и номер.

ФИО и продублированные контактные данные отправителя должны указываться в конце документа. Там же при необходимости стоит размещать печать организации.

Для отчетности обеих контрагентов в начале письма нужно указывать его порядковый номер (заполняется отправителем).

Расположение реквизитов тоже подчиняется правилам:

  1. Адрес и наименование документа («письмо») должны быть расположены по центру.
  2. Ниже на правой стороне указывается ФИО отправителя и название организации и сведения об адресанте.
  3. В верхнем левом углу пишется номер документа.
Видео (кликните для воспроизведения).

Примечательно, что номер письма адресант должен заносить в журнал учета исходящих документов, а адресат – в журнал о входящей документации.

официальное деловое письмо
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here