Недостача наличных денежных средств

Все самое важное на тему: "Недостача наличных денежных средств" с объективным подходом к проблематике. Актуальность информации на 2021 год можно уточнить у дежурного консультанта. Так же он ответит на другие сопутствующие вопросы.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме КМ-9

Для отражения сведений о наличности в кассе на момент проверки формируется специальный официальный отчетный документ — акт.

Для чего нужен акт о проверке наличных денежных средств

Периодически наличные денежные средства в кассе проверяются. При этом, чаще всего, проверки бывают внезапными. Инициатива о таких контрольных действиях может исходить как со стороны руководства предприятия, так и со стороны надзорных органов.

Вне зависимости от того, кто стал организатором проверки, по ее итогам составляется акт. В него вписываются

  • сумма, которая должна быть в кассе по учетным документам,
  • а также та сумма, которая фактически оказалась в наличии при подсчете проверяющими.

Таким образом происходит контроль за финансовой и кассовой дисциплиной компании, выявляются факты служебных нарушений, злоупотреблений, недостач и т.п. неправомерных явлений.

Кто проводит проверку денежных средств кассы

Если проверка проводится внутри фирмы, то для этого мероприятия создается комиссия в составе не менее трех человек. Обычно в нее отдельным приказом директора включаются

  • бухгалтер,
  • представитель руководства,
  • начальник одного из структурных подразделений организации.

Материально-ответственный сотрудник при этих действиях также должен присутствовать, однако в комиссию он не входит.

В тех случаях, когда проверка осуществляется в рамках выездного налогового контроля, ко всем вышеозначенным лицам добавляются еще и инспекторы надзорного ведомства.

Какие последствия может иметь проверка

Если по результатам контрольных мероприятий не будет выявлено нарушений, а наличность будет до копейки совпадать с той, что указана по документам, то никаких последствий, конечно, не будет. А вот если в ходе проверки выяснится, что денег в кассе меньше или больше (такое тоже случается), чем должно быть в соответствии с отчетными бумагами, в отношении материально-ответственных лиц будет, скорее всего, назначено дисциплинарное взыскание (начиная от замечания, выговора и вплоть до увольнения). Кроме того, вероятно, будет требование со стороны руководства о возмещении недостающих средств.

Инспекторы налоговой за излишки или недостачу штрафуют предприятие и его высших должностных работников.

В каком виде делать акт

Сегодня акт о проверке наличных денежных средств кассы можно делать в свободном виде – если речь идет о контроле внутри фирмы. Однако если в проверке задействованы представители налоговой службы, то применяется унифицированная форма КМ-9. В любом случае, независимо от того, какой формат документа будет использован, бланк обязательно должен содержать все необходимые подписи.

Кто должен подписать акт о проверке денежных средств

В акте обязательно должно стоять несколько автографов:

  1. кассира-операциониста,
  2. начальника структурного подразделения,
  3. представителя руководства фирмы (директора или лица, временно исполняющего его обязанности),
  4. при налоговой проверке – специалиста налогового органа.

Оформление акта и основные моменты

Документ можно оформлять как в компьютере (если есть электронный бланк), так и делать его рукописным. Количество экземпляров акта напрямую зависит от количества участников проверки. Если проверка проходит внутри компании, то достаточно двух экземпляров: один для кассира, второй – для бухгалтерии, если же в контрольных мероприятиях участвуют работники налоговой, то нужно делать три.

Надо ли учитывать и регистрировать документ

Акты, формирующиеся в компании, подлежат обязательному учету. Для этого обычно применяется специальный журнал, куда вносится название документа, его номер и дата. При помощи журнала не только фиксируется сам факт создания акта, но и в случае надобности, документ без проблем отыскивается.

Чем руководствоваться при хранении

При определении периода хранения акта следует ориентироваться на законодательство РФ и локально-нормативные бумаги фирмы.

Срок хранения финансово-контрольной документации не должен быть менее трех лет (это период исковой давности).

После этого акт можно отправить в архивный отдел или уничтожить (при соблюдении регламента, установленного для утилизации документов).

Образец акта о проверке наличных денежных средств кассы

Если вам понадобилось сформировать акт проверки наличности в кассе, а вы никогда его прежде не делали, выше приведенные советы помогут вам. Также посмотрите и образец заполнения документа: здесь за основу взят унифицированный бланк, который можно использовать и для внутренних контрольных мероприятий.

  1. Вначале внесите
    • полное название компании,
    • ее адрес,
    • а также структурное подразделение, касса которого проверяется.
  2. В таблице, расположенной справа на бланке впишите
    • ОКПО и ИНН предприятия,
    • вид его деятельности по ОКПД (также в виде кода).
  3. Ниже укажите информацию о контрольно-кассовой технике:
    • ее наименование,
    • и два номера: от производителя и регистрационный.

Аналогичным образом по мере необходимости заполните все остальные строки и ячейки в этой части.

  • Далее обозначьте номер документа, дату проверки и ее точное время (вплоть до минут).
  • Также озаботьтесь тем, чтобы кассир сделал в акте расписку о том, что его личных денег в кассе на момент проверки нет.
  • Далее идет таблица, куда вносятся
    • результаты проверочных действий, в том числе показания счетчика ККМ на начало рабочего дня и на момент проверки,
    • разница (которая находится в кассе),
    • сведения об учетных данных, выявленные недостача или излишки.
  • Если проверяющие считают необходимым, под таблицей они могут внести свои замечания. Если их нет, об этом также нужно сделать соответствующую отметку.

  • В завершении документ должен быть подписан всеми присутствующими при проверке лицами, в том числе работником налоговой (если проверка осуществляется по инициативе надзорного органа), представителем руководства компании, кассиром, руководителем структурного подразделения.
  • Ниже указывается сумма, которая лежит в кассе и которая передается материально-ответственному сотруднику (т.е. кассиру), ставится его подпись.
  • Читайте так же:  Приказ о приеме на работу по совместительству

    Источник: http://assistentus.ru/forma/akt-o-proverke-nalichnyh-denezhnyh-sredstv-kassy/

    Недостача в кассе

    У предпринимателей, работающих с денежной наличностью, часто возникает недостача в кассе. Причинами могут быть как халатность кассира, невнимательность, так и умышленные действия. Возмещение убытков может быть возложено на материально ответственное лицо, с которым заключен соответствующий договор.

    Условия наступления ответственности работника за недостачу в кассе

    При подписании трудового договора с кассиром (старшим кассиром, контролером) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Работники, с которыми может быть заключен этот договор, а также должности, зафиксированы в Постановлении Минтруда РФ N 85.

    Выявить недостачу денежных средств в кассе позволит систематическое проведение проверок. Ревизию проводит комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя организации.

    Члены комиссии в присутствии лица, несущего материальную ответственность (кассира, контролера), должны пересчитать денежные средства, имеющиеся в кассе. Далее производится сравнение имеющегося в кассе остатка с остатком денег, указанным в кассовой книге. Комиссия подтверждает факт недостачи. По результатам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15 . В нем надлежит указать:

    • материально ответственное лицо;
    • состав комиссии;
    • сумма денежных средств в кассе, а также средств по учетным документам;
    • результаты инвентаризации;
    • объяснение причин недостачи;
    • решение руководителя организации.

    У работника истребуется письменное объяснение. Если он отказывается дать такое объяснение, составляется акт об отказе.

    Таким образом была выявлена недостача в кассе. Что делать в этом случае руководству организации?

    Порядок возмещения недостачи

    Если работник, у которого выявлена недостача, соглашается с возмещением ущерба, денежные средства вычитаются из его заработной платы единовременно или по частям. Убытки возмещаются работником в пределах среднемесячного заработка. Если с ним заключен договор о полной материальной ответственности, ущерб может быть возмещен в полном размере.

    Из зарплаты единовременно может быть удержано не более 20 процентов, если имеется исполнительный лист — 50 процентов.

    Если работник отказывается от добровольного возмещения ущерба, комиссия устанавливает его причастность к факту содеянного, составляется акт отказа от погашения долга, который направляется руководителю. Последний издает приказ об удержании денег из зарплаты виновного, и бухгалтерия может производить необходимые вычеты.

    Важно учитывать, что ущерб может быть возмещен во внесудебном порядке, только если не истек месячный срок с момента окончательного установления его размера. В противном случае взыскание возможно только через суд.

    Взыскание недостачи в суде

    Возмещение недостачи в кассе с работника в судебном порядке происходит при наступлении следующих событий:

    • объем недостачи превышает среднемесячный заработок работника и последний отказывается его возмещать;
    • истек месяц с момента установления размера ущерба;
    • работник уволился до полного возмещения убытков.

    Для обращения в суд необходимо составить исковое заявление и предоставить доказательства:

    • трудовой договор;
    • договор о материальной ответственности;
    • данные бухгалтерского учета;
    • акт, подтверждающий возникновение недостачи;
    • объяснительная записка от работника (акт об отказе дать объяснения);
    • иные доказательства.

    Работодатель может обратиться в суд с иском о возмещении ущерба материально ответственным лицом в течение одного года со дня, когда был установлен ущерб.

    Источник: http://glavkniga.ru/situations/s505576

    Правила заполнения акта о недостаче, выявленной при инвентаризации товаров, денежных средств в кассе – образцы

    На любом предприятии независимо от того, каким видом хозяйственной деятельности оно занимается, должен вестись строгий контроль соответствия количества материальных и денежных ценностей с имеющейся документацией.

    Для обнаружения недостачи и проведения контроля регулярно организуется инвентаризация товаров или денежных средств.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    Назначение документа

    В процессе инвентаризации может быть выявлена недостача. Это касается не только продуктовых магазинов, но и любого предприятия, складских помещений. Контролю и описи подлежат мебель, техника, трудовые книжки, документация.

    Оформлять результат проведения инвентаризации в виде составления акта нужно только после того, как будет проведена полная ревизия.

    Функции акта о недостаче следующие:

    • Позволяет определить точную сумму убытка.
    • Отображает сумму, которую руководитель может взыскать с материально-ответственного лица.
    • Используется для составления отчетности.
    • Позволяет определить уровень работы предприятия.

    Если размер недостачи будет выше, чем допустимая норма, то в организации назначается служебная проверка для выявления виновного лица.

    Как составить?

    Для проведения инвентаризации товаров и денежных средств назначается комиссия, которая состоит из руководителя организации, бухгалтера и юриста.

    Бланк должен быть заполнен в двух экземплярах.

    Важно, чтобы все экземпляры содержали подписи материально-ответственного лица, бухгалтера и руководителя. Их отсутствие приведет к тому, что документ будет признан недействительным

    При обнаружении нехватки товаров при инвентаризации

    Чтобы подготовить акт о недостаче товаров, необходимо приложить документы, подтверждающие затраты. Это могут быть чеки на приобретение товара, договора поставки.

    Законодательно разрешено использовать типовой бланк ИНВ-3, а можно заполнять форму, разработанную организацией. Но при этом в ней должны отражаться обязательные пункты.

    Акт при выявлении недостачи товара заполняется следующим образом:

    • В шапке документа указывается полное и сокращенное наименование организации. Прописывается контактный телефон и наименование подразделения.
    • Далее заполняется табличка, расположенная справа. В ней указывается код по ОКПО и ОКВЭД. Далее проставляется дата составления документа.
    • В основном поле указывается место, где проводилась инвентаризация. Например, это может быть складское помещение магазина. Акт можно составлять только после того, как комиссией будет проведена полная проверка.
    • Если про инвентаризации обнаруживается брак или недостача груза, необходимо вызывать отправителя. Письмо отправляется по почте или факсу. Сведения об уведомлении отправителя должны быть указаны в акте.
    • В тексте указываются реквизиты груза, а также номер договора страхования. Также должны быть вписаны все номера сопроводительных бумаг.
    • Необходимо указать дату прибытия товара, разгрузки. Эту информацию можно получить из накладной.
    • Далее заполняются сведения о поставке товара. В таблице должна быть прописана информация об упаковке, весе груза.
    • В следующей табличке прописываются фактические данные и прописываются все несоответствия.
    Читайте так же:  Способ не платить кредит

    Далее описываются дефекты и причины, по которым они могли получиться.

    Скачать образец заполнения

    Скачать образец типовой формы инвентаризационной описи товаров ИНВ-3 — excel

    Скачать пример заполнения в свободной форме акта о недостаче товара, обнаруженной при ревизии – word.

    При выявлении недостачи денежных средств в кассе

    По факту проверки денежных средств в кассе всегда составляется акт по форме ИНВ-15.

    Особенности заполнения бланка при выявлении недостачи в кассе следующие:
    • При оформлении формы ИНВ-15 обязательно должны быть указаны реквизиты предприятия, код КВЭД, дата и номер приказа, на основании которого проводится инвентаризация. Проставляется номер и дата акта, а также дата, когда проводилась проверка. При этом важно учитывать, что документ должен быть обязательно составлен в день ревизии денежных средств в кассе.
    • В основной части документа должна быть прописаны фактическая сумма денежных средств и учетная. Все показатели должны быть прописаны с учетом видов наличных средств и документации. Все сумму прописываются как цифрами, так и прописью.
    • По результатам проверки в акте должна отражаться информация о найденных излишках или недостаче. Если учетная сумма соответствует фактической, то в графах «Излишки» и «Недостача» проставляется прочерк.
    • На обратной стороне бланка ИНВ-15 должна отображаться информация о даче объяснений материально-ответственного лица. А также здесь же указывается решение руководителя организации. Это может быть вынесение выговора, увольнение.

    Пример оформления

    Скачать образец акта при выявлении в ходе инвентаризации недостачи денежных средств в кассе – word.

    Полезное видео

    О порядке проведения инвентаризации, учете излишков, недостач и на каких счетах отображается, подробно рассказано в данном видео:

    Выводы

    Акт будет признан действительным только в том случае, если будет подписан всеми участниками инвентаризации.

    Это должны быть все члены комиссии, утверждающие форму, материально-ответственное лицо, руководитель организации.

    Составление данного бланка при инвентаризации товаров и денежных средств необходимо, чтобы в дальнейшем взыскать с материально-ответственного лица ущерб.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    8 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источник: http://azbukaprav.com/mat-otv/nedostacha/akt-o-nedostache.html

    Бухгалтерский учет недостачи в кассе, выявленной при инвентаризации наличных денег – проводки, документы

    Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.

    Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе. Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.

    Что делать работодателю с выявленной при инвентаризации нехваткой денег?

    Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

    Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

    Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

    По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

    Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

    Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

    Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

    • Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
    • У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
    • Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
    • Сменился материально-ответственный субъект.

    Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

    Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

    Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

    Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

    Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

    Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

    Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

    При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

    Какие документы нужно оформить?

    По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

    При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

    Читайте так же:  Кредиты наследуются после смерти

    Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

    Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

    Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

    Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.

    Затем руководство предприятия проводит специальное расследование выявленной недостачи, по итогам которого вина кассира либо доказывается, либо опровергается.

    Если виновность кассира официально подтверждается, на него накладываются финансовые санкции – взыскание, которое оформляется отдельным распорядительным актом работодателя.

    Приказ о денежном взыскании содержит сведения о виновнике, дату обнаружения несоответствия по кассе, описание обстоятельств выявления недостачи, а также её размер и способ компенсации (единовременное погашение, рассрочка выплаты, периодические удержания конкретных сумм из зарплаты).

    Таким образом, чтобы корректно списать кассовую недостачу или правильно отнести её сумму на счет ответственного сотрудника (кассира), работодателю необходимо подготовить следующие бумаги:

    • Акт, подтверждающий достоверность итогов ревизии, по результатам которой обнаружилась кассовая недостача.
    • Ведомость проведенной сверки (сличения).
    • Ведомость учета итогов проверки.
    • Письменные пояснения, предоставленные ответственным кассиром.
    • Распорядительный акт руководства о наложении денежного взыскания на лицо, вина которого установлена внутренним расследованием.
    • Судебный вердикт (если имеется).
    • Решение работодателя о приостановлении процедуры внутреннего расследования (если не удалось установить виновного субъекта).

    Образец акта об отсутствии денежных средств

    Формируется такой акт по стандарту ИНВ-15. Выявление кассовой недостачи предопределяет следующие особенности его составления:

    • Указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, регистрационный номер и дата издания приказа о кассовой ревизии, регистрационный номер и дата оформления самого акта ИНВ-15, дата выполнения кассовой инвентаризации. Акт ИНВ-15 оформляется в день выполнения кассовой проверки.
    • Основная часть документа содержит детальные сведения об учетной сумме денежной наличности и реальной величине кассового остатка.
    • В итогах ревизии фиксируется обнаруженная недостача.
    • Обратная сторона составляемого акта содержит сведения о надлежащих пояснениях, предоставленных материально-ответственным субъектом. Кроме того, указывается вердикт работодателя (увольнение/выговор).

    Скачать образец акта о недостаче денег в кассе – excel.

    Обязан ли кассир возмещать?

    Профессиональная деятельность кассира на предприятии имеет непосредственное отношение к работе с наличностью. Безусловно, это предполагает большую ответственность такого сотрудника.

    Законодательством РФ регламентирован список должностей, предусматривающих полную материальную ответственность, что означает обязанность соответствующего работника в полном размере компенсировать работодателю причиненный ущерб.

    Кассир – должность, которая также относится к данному перечню.

    Соответственно, сумма кассовой недостачи может полностью относиться на кассира, поскольку именно этот сотрудник организации отвечает за сохранность её наличности.

    Такое правило устанавливается по Трудовому Кодексу РФ (конкретно – статья 242).

    Кассир правомерно освобождается от обязанности компенсировать работодателю кассовую недостачу, если такое несоответствие возникло из-за факторов или обстоятельств, не зависящих от него.

    К подобным обстоятельствам относятся форс-мажоры (например, хищения, ограбления), а также катастрофы и иные явления, ставшие прямыми причинами повреждения кассы.

    Бухучет и проводки

    Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

    Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

    Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

    Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

    Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

    Если сотрудник компенсировал полную сумму обнаруженной недостачи, её величину учитывают следующим образом:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
    Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
    Компенсация ущерба виновником 70 73/2

    Если работодатель освобождает виновного сотрудника от обязанности компенсировать выявленное при инвентаризации кассовое несоответствие, сумма такой недостачи становится безвозвратным ущербом и списывается в следующем порядке:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
    Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
    Недостача списывается как безвозвратный ущерб 91/2 94

    Если вина кассира расследованием не подтверждается, ущерб переносится на финансовые итоги хозяйствующего субъекта и признается по статье его внереализационных затрат, учитываемых для налогообложения:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
    Недостача списывается без установления виновника 91/2 94

    Как избежать?

    Чтобы не допустить возникновения кассовых несоответствий, руководство компании должно предпринять все возможное для профилактики вероятных причин недостач:

    • Корректно организовать и оборудовать помещение кассы.
    • Внимательно относиться к подбору, проверке, инструктажу кассиров.
    • Минимизировать внешние воздействия со стороны природных и иных факторов, способных повредить кассу.
    • Обеспечить надежную охрану кассового помещения и денежных ящиков.
    • Придерживаться строгих норм и принципов кассовой дисциплины.

    Полезное видео

    О порядке учета недостачи при инвентаризации и какими проводками отражается, подробно рассказано в данном видео:

    Выводы

    Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.

    Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.

    Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
    Читайте так же:  Исковое заявление на работодателя при увольнении

    +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источник: http://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/nedostacha-v-kasse.html

    Недостача в кассе. Ответственность кассира

    В соответствии со статьей 242 Трудового кодекса РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством. Среди таких случаев можно, в частности, указать недостачу ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора.

    Согласно статье 244 Трудового кодекса РФ, письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

    Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В частности, к таким должностям относятся должности кассиров, контролеров, кассиров-контролеров (в том числе старших), а также других работников, выполняющих обязанности кассиров (контролеров).

    Таким образом, кассир на основании указанного выше договора будет нести полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный фирме как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

    До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками следует провести проверку для установления размера нанесенного ущерба и причин его возникновения. Для этого, как правило, создают комиссию с участием соответствующих специалистов.

    Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 Трудового кодекса РФ).

    Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднемесячного заработка, производится по распоряжению руководства. Причем распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

    Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, то взыскание возможно только в судебном порядке.

    При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.

    Человек, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

    При увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но в дальнейшем отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность может быть взыскана только в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

    Следует учитывать, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 Трудового кодекса РФ).

    ЕСЛИ КАССИР ОТКАЗЫВАЕТСЯ ЗАКЛЮЧАТЬ ДОГОВОР

    Данный факт можно рассматривать как неисполнение трудовых обязанностей работником со всеми вытекающими отсюда последствиями. Об этом сказано в пункте 36 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2. Данная норма действует только в том случае, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является основной трудовой функцией работника.

    Помимо материальной ответственности, кассир может быть привлечен к административной и даже к уголовной ответственности. При этом возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

    Административная ответственность грозит в случае нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившегося:
    — в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
    — в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
    — в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств;
    — в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов. Совершение данного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

    В случае присвоения или растраты кассиром вверенных ему материальных ценностей (то есть хищения указанных ценностей) он подлежит уголовной ответственности (ст. 160 Уголовного кодекса РФ).

    Статья напечатана в журнале «Учет в торговле» №4, апрель 2010 г.

    Источник: http://www.klerk.ru/law/articles/178849/

    Бухгалтерский учет выявлены при инвентаризации излишков в кассе – проводки, документы, оприходование

    Иногда в кассе хозяйствующего субъекта обнаруживаются излишки наличности. Как и в случае с недостачами, факт выявления избыточной количества наличных денег требует документального оформления, бухучета, адекватной реакции руководства.

    Ведь совершение всех кассовых транзакций предприятия находится в компетенции кассира – сотрудника, с которым работодатель заключает соглашение о полной материальной ответственности.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    Соответственно, учет кассы является важным аспектом хозяйственной деятельности организации.

    Строгое соблюдение его правил и норм является ключевым фактором нормальной работы компании.

    Что делать, если при инвентаризации выявлены лишние денежные средства?

    Излишек кассы означает, что реальная величина имеющейся наличности предприятия, подтвержденная итогами выполненной ревизии, превышает сумму наличных денег, зафиксированную в регистрах кассового учета.

    Избыток наличности в компании нередко выявляется инвентаризационной комиссией по результатам кассовой проверки.

    Когда подобные факты обнаруживаются, участники комиссии, осуществляющей инвентаризацию кассы, изучают учетную документацию.

    Задачи комиссии – оформить данный факт документально, установить причины возникновения кассового излишка, определить виновника обнаруженных нарушений, корректно ликвидировать выявленное расхождение в бухучете.

    Читайте так же:  Временное отстранение обвиняемого от должности

    Возможные причины выявленных денег

    Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.

    Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.

    Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.

    Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.

    Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.

    Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.

    Порой сотрудники забывают об этом, что обуславливает появление в денежном ящике лишней наличности.

    Так или иначе, но данные факты можно расценивать как нарушения кассовой дисциплины, что не является допустимым с точки зрения ведения наличных транзакций.

    Определение виновника

    Чтобы выяснить причины возникшей ситуации и корректно зафиксировать кассовые излишки в бухучете, инвентаризационная комиссия направляет соответствующие запросы материально ответственным субъектам – кассирам организации.

    Сотрудники предприятия, лично отвечающие за правильное ведение кассы, дают письменные объяснения по поводу избыточной наличности.

    Объяснительные записки ответственных лиц позволяют установить субъектов, виновных в появлении кассовых излишков.

    Кроме того, решению данной задачи эффективно способствует сверка фактической информации с учетными сведениями.

    Как составляется объяснительная записка кассиром организации?

    Если на предприятии при проверке обнаруживается кассовый излишек, ответственный кассир обязан предоставить своему работодателю объяснительную записку по данному факту.

    Действующим законодательством предусматривается, что руководитель хозяйствующего субъекта должен потребовать, чтобы кассир письменно предоставил необходимые пояснения в течение 2 (двух) дней.

    Являясь материально ответственным субъектом, кассир не вправе отказаться от написания пояснительной записки.

    Такая бумага является официальным документом.

    Она может составляться вручную или в виде компьютерной распечатки. Так или иначе, объяснительная записка пишется на официальном формуляре (бланке) хозяйствующего субъекта и подписывается кассиром (с расшифровкой).

    Поясняющий документ, составляемый кассиром по поводу обнаруженного излишка наличности, содержит два ключевых раздела:
    • Описание фактов/обстоятельств. Указываются предпосылки возникшей ситуации или реальные события, которые привели к её возникновению.
    • Изложение конкретных причин появления в кассе лишней (неучтенной) наличности. Как правило, таких причин бывает несколько. Их следует корректно обозначить, чтобы минимизировать степень вины и смягчить предстоящую ответственность.

    Кроме того, в объяснительной бумаге, представленной двумя экземплярами, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

    • название хозяйствующего субъекта (компании-работодателя);
    • ФИО, должность руководящего лица;
    • наименование самой бумаги («Объяснительная»);
    • ФИО, должность ответственного сотрудника (кассира);
    • дата составления бумаги, подпись составителя.

    Когда документ будет полностью составлен и подписан кассиром, его следует предоставить работодателю. Руководитель подписывает бумагу (оба экземпляра) с постановкой регистрационного номера. Один экземпляр обязательно остается у составителя (кассира).

    Какие документы нужно оформить?

    Работа инвентаризационной комиссии по выявлению и расследованию кассовых нарушений в организации обязательно фиксируется ведением специального протокола, в котором отражается следующее:

    • детализация результатов кассовой ревизии;
    • описание методов, применяемых для выявления кассовых излишков;
    • выводы экспертов по поводу обнаружения в кассе предприятия избыточной наличности.

    Результаты деятельности инвентаризационной комиссии в установленной форме предоставляются руководителю организации, который разрешает принятие избыточной наличности в кассу изданием специального распорядительного акта.

    Документальным основанием для составления такого приказа является акт инвентаризации кассовой наличности, оформленный ревизионной комиссией по стандарту ИНВ-15 и содержащий следующие сведения:

    • основные реквизиты компании;
    • номер и дата приказа об инвентаризации (документального основания для проверки);
    • номер и дата формирования акта ИНВ-15;
    • дата выполнения кассовой ревизии, регламентированной приказом руководства;
    • материально ответственный субъект (ФИО, должность) с подписью;
    • детализация фактической информации и учетных данных о состоянии кассовой наличности;
    • определение итога – сумма обнаруженного излишка;
    • номера последних кассовых ордеров (приходный / расходный);
    • ФИО, должности, подписи всех участников комиссии;
    • подтверждение кассиром ответственности за имеющуюся наличность в кассе;
    • причина обнаруженного излишка;
    • подпись материально ответственного субъекта (с расшифровкой);
    • вердикт руководителя по поводу обнаруженного излишка;
    • подпись руководителя (с расшифровкой и датой).

    Бухгалтерский учет и оприходование — проводки

    Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).

    Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.

    Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.

    Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:

    Операция (описание) Дебет Кредит
    Отражается наличная выручка, выявленная по факту проверки ККТ 50 90
    Оприходован кассовый излишек в качестве прочего дохода организации 50 91

    Полезное видео

    Что делать, если обнаружены излишки в кассе, рассказано в данном видео:

    Выводы

    Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.

    Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.

    Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
    Видео (кликните для воспроизведения).

    +7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ


    Источник: http://praktibuh.ru/buhuchet/denezhnye-sredstva/nalichnye/uchet/izlishki-v-kasse.html
    Недостача наличных денежных средств
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here